راهنمای مراحل دفاع از پایاننامه
مراحل ثبت و ارسال درخواست صدور مجوز دفاع از پایان نامه:
قبل از هرگونه اقدامی جهت ثبت درخواست صدور مجوز دفاع از پایان نامه، در ابتدا مطالب ذکر شده ذیل را، تا انتها مطالعه نموده و سپس نسبت به ثبت درخواست صدور مجوز دفاع از پایان نامه، اقدام نمائید تا با مشکل مواجه نگردید.
1- انجام دفاعیه از پایان نامه تا زمان و تاریخ اعلام شده در تقویم آموزشی دانشگاه (در ترم اول تا 30 بهمن ماه و در ترم دوم تا 20 شهریور ماه) امکان پذیر است و پس تاریخ های ذکر شده، اجازه دفاعیه صادر نخواهد شد.
2- کلیه اساتید محترم راهنما و دانشجویان گرامی، جهت بررسی و پایش امکان دفاع از پایان نامه، می بایست درخواست صدور مجوز دفاعیه خود را، الزاما 10 روز قبل از تاریخ برگزاری دفاع ارسال نمایند، تا در صورت وجود هر گونه مشکلی فرصت تصحیح و رفع مشکلات توسط دانشجو و یا استاد راهنما وجود داشته باشد.
3- دانشجو در صورت درخواست برگزاری جلسه دفاعیه به صورت حضوری، پس از هماهنگی با استاد راهنمای خود، حتما می بایست اتاق جلسات را جهت برگزاری جلسه دفاعیه، با هماهنگی امور کلاس های دانشکده، رزرو نموده و دیتا پروژکتور و سیستم رایانه را بررسی نماید.
4- در صورتی که معدل کل دانشجو تا قبل از تاریخ دفاع از پایان نامه، به کمتر از 14 رسیده باشد و یا دانشجو کلیه واحدهای درسی خود را نگذرانیده باشد، اجازه دفاع از پایان نامه را نخواهد داشت، لذا دانشجو موظف به اتمام کلیه واحدهای درسی خود تا قبل از دفاع می باشد، در صورت داشتن کسر نمره معدل کل (معدل زیر 14) دانشجو موظف به گذراندن دروس جبرانی در یک نیمسال تحصیلی، و افزایش معدل کل خود به 14می باشد و بعد از آن، اجازه دفاع از پایان نامه را خواهد داشت.
5- در هنگام بررسی درخواست صدور مجوز دفاعیه توسط دانشجو، وضعیت آموزشی دانشجو توسط حوزه تحصیلات تکمیلی مورد بررسی قرار می گیرد و چنانچه دانشجو در هر ترمی انتخاب واحد پایان نامه را انجام نداده باشد، ملزم به انجام انتخاب واحد ویژه (انتخاب واحد خارج از بازه) واحد درسی پایان نامه، برای ترم هایی خواهد بود که در سامانه انتخاب واحد ننموده است.
6- برابر مصوبه دانشگاه و بنا به دستور معاونت محترم آموزشی و پژوهشی و مدیریت محترم امور آموزشی و تحصیلات تکمیلی، دانشجو ملزم به پرداخت کامل بدهی شهریه خود، تا قبل از صدور مجوز دفاع از پایان نامه می باشد. در این خصوص دانشجو می بایست از پرتال خود و از منوی مالی نسبت به مشاهده و پرداخت کامل شهریه و بدهی مالی خود، و تا قبل از ثبت درخواست صدور مجوز دفاع از پایان نامه اقدام نماید. (در این خصوص دانشجو می تواند با جناب آقای مومن نژاد مسئول امور شهریه به شماره 43305332-051 هماهنگ نماید)
7- دانشجو می بایست کلیه مدارک و مستندات مربوط به پذیرش و چاپ مقاله خود را، جهت ارائه در روز برگزاری دفاعیه برای داوران و نماینده تحصیلات تکمیلی حاضر در جلسه دفاعیه، آماده نماید.
8- نمره دفاع از مجموع 20 نمره شامل موارد ذیل است: به میزان 19 نمره مربوط به جلسه دفاعیه، و به میزان 1 نمره مربوط به ارائه مقاله و گزارش سه ماهه از پایان نامه (ثبت گزارش پیشرفت کار) در صورت داشتن شرایط می باشد.
وظایف دانشجو:
1- در زمان ثبت درخواست صدور مجوز دفاع دانشجو می بایست، موارد ذیل را در هنگام تکمیل فرم، از قسمت الصاق فایل، حتما بارگذاری نماید و الصاق نماید:
الف) فایل عکس یا Pdf برگه همانندجویی مربوط به ثبت کلیه فصل های پایان نامه و بخش نتیجه گیری در سامانه همانندجو، میزان درصد مورد پذیرش جهت همانند جویی به میزان 30درصد، این فایل توسط کتابخانه مرکزی در مراحل گردش کار مورد بررسی، پایش و تائید قرار می گیرد.
ب) فایل Pdf متن کل پایان نامه (فایل Pdf کلیه فصول و بخش های پایان نامه)
در صورت عدم بارگذاری موارد الف و ب، روند مراحل گردش کار درخواست صدور مجوز دفاع، با مشکل مواجه خواهد گردید و درخواست دانشجو برگشت داده خواهد شد.
گردش کار و ثبت درخواست:
دانشجو با کدکاربری و رمز عبوری که در اختیار دارد وارد پرتال دانشجویی خود می شود:
منوی تحصیلات تکمیلی ← منوی گردش دفاع ← انتخاب گزینه آخر: گزینه دفاع پایان نامه ← انتخاب گزینه مشخصات دفاع ← تکمیل فرم ← سپس گزینه ثبت را بزنید ← انتخاب گزینه الصاق فایل ← الصاق فایل پایان نامه و فایل همانند جویی پایان نامه ← انتخاب گزینه مرحله نهایی ← حتما گزینه ارسال درخواست را بزنید.
پس از ثبت و ارسال درخواست توسط دانشجو و پس از طی کامل مراحل نمایش داده شده در تصویر مراحل گردش کار مربوط به صدور مجوز دفاع، امکان مشاهده و پیگیری درخواست از سمت راست صفحه ← گزینه گردش کار وجود دارد، و از این طریق دانشجو، اساتید راهنما و اساتید مشاور می توانند از تاریخ و ساعت نهایی و دقیق تعیین شده توسط مدیر گروه جهت برگزاری جلسه دفاع، و همچنین اسامی داوران و نماینده تحصیلات تکمیلی (منظور ناظر دفاع) مشخص شده توسط مدیر مطلع گردند.
وظایف استاد راهنما:
1- تأیید استاد راهنمای اول پایان نامه دانشجو، مبنی بر اتمام مراحل انجام پایان نامه و آمادگی دانشجو برای انجام دفاع
2- استاد راهنما لازم است فایل همانندجویی کل پایان نامه دانشجو (میزان هم پوشانی تا 30درصد) و همچنین فایل Pdf پایان نامه دانشجو را بررسی نماید تا فایل های درخواست شده توسط دانشجو، بارگذاری و الصاق شده باشد. مسئولیت بررسی و تایید موارد، بر عهده استاد راهنما می باشد.
3- در خصوص پایان نامه، استاد راهنما و دانشجو متعهد می شوند، که کلیه موارد و مطالب مندرج در پایان نامه کپی برداری نبوده و در استفاده از کلیه مطالب و نتایج پژوهش های محققان دیگر، به مرجع مورد استفاده، استناد شده است.
4- تذکر بسیار مهم: در صورتی که اساتید داور تعیین شده توسط مدیر گروه، از اساتید خارج از دانشگاه هستند، قبل از ثبت درخواست دانشجو جهت صدور مجوز دفاع، ابتدا می بایست توسط استاد راهنما و یا مدیر گروه، اطلاعات ذیل از طریق نامه اداری برای مدیریت امور آموزشی و تحصیلات تکمیلی ارسال گردد، تا ابتدا استاد خارج از دانشگاه در سامانه آموزشی تعریف گردد. به اطلاع می رساند تا زمانی که اطلاعات درخواستی ذیل واصل نگردد، امکان ثبت استاد خارج از دانشگاه در سامانه آموزشی وجود نخواهد داشت، لذا امکان برگزاری جلسه دفاعیه و طی شدن مراحل گردش کار مربوط به صدور مجوز دفاعیه وجود ندارد و گردش دفاع با مشکل مواجه خواهد گردید.
اطلاعات درخواستی در خصوص ثبت اطلاعات اساتید داور تعیین شده از خارج دانشگاه در سامانه آموزشی:
الف) کپی کارت ملی ب) آخرین حکم کارگزینی و یا آخرین مدرک تحصیلی ج) شماره حساب بانک ملی یا شماره حساب بانک سپه به نام خود استاد
5- با توجه به اینکه امکان امضای الکترونیک و دیجیتال اساتید خارج از دانشگاه در متن نامه دفاعیه وجود نخواهد داشت، لذا فقط نام و نام خانوادگی اساتید خارج از دانشگاه در متن نامه دفاعیه (فرم نهایی ارزشیابی دفاع از پایان نامه) قرار می گیرد و این موضوع به منزله حضور استاد در جلسه دفاعیه خواهد بود و نماینده تحصیلات تکمیلی گروه می بایست این موضوع را مورد بررسی و تائید قرار دهد.
6- گردش کار: از منوی استادی در کارتابل اداری ← منوی کارتابل نامه ← بررسی درخواست دانشجو ← از منوی "مرحله نهایی" ارسال درخواست و ارجاع درخواست به مدیر گروه و در صورت وجود هرگونه مشکل و یا ایرادی انتخاب گزینه "برگشت به دانشجو"
وظایف مدیر گروه:
1- تعیین تاریخ و ساعت دقیق برگزاری دفاع، همچنین تعیین داوران (داور داخلی اول و داور داخلی دوم) و نماینده تحصیلات تکمیلی گروه (در سامانه به عنوان ناظر دفاع می باشد)، حاضر در جلسه دفاعیه توسط مدیر گروه تعیین می گردد.
2- بررسی این که دانشجو کلیه واحدهای درسی لازم را، طبق چارت مصوب گروه مربوطه، گذرانیده باشد و واحد درسی مانده، و نمره درس ثبت نشده ای در کارنامه آموزشی ندارد.
3- بررسی این که معدل کل دانشجو تا پیش از انجام دفاعیه 14 و بالاتر می باشد.
4- کلیه اطلاعات پروپوزال دانشجو شامل: عنوان پروپوزال، مشخصات اساتید راهنما و اساتید مشاور، دقیقا مطابق با پروپوزال تصویب شده برای دانشجو در گروه و دانشکده مربوطه باشد.
گردش کار: بررسی درخواست ← از منوی مرحله نهایی زدن " گزینه تایید درخواست" و ارسال درخواست و ارجاع به کتابخانه مرکزی، و در صورت هرگونه مشکل و یا ایرادی زدن "گزینه برگشت به استاد راهنما"
وظایف کتابخانه مرکزی دانشگاه:
1- بررسی برگه همانندجویی انجام شده کل متن پایان نامه تا میزان هم پوشانی 30 درصد ← از منوی مرحله نهایی زدن " گزینه تایید درخواست" و ارسال درخواست و ارجاع درخواست به مدیر امور آموزشی و تحصیلات تکمیلی، و در صورت هرگونه مشکل و یا ایرادی زدن "گزینه برگشت به مدیر گروه"
وظایف نماینده تحصیلات تکمیلی (ناظر دفاع:)
1- نماینده تحصیلات تکمیلی (منظور ناظر دفاع) معرفی شده از سوی مدیر گروه، می بایست بر کلیه روند برگزاری جلسه دفاعیه، نظارت کامل داشته باشد.
2- تکمیل فرم گزارش تاییدیه برگزاری دفاع توسط نماینده تحصیلات تکمیلی (منظور ناظر دفاع) و ارسال فرم از طریق کارتابل اداری و یا تحویل فرم به صورت دستی به حوزه تحصیلات تکمیلی دانشگاه
3- نماینده تحصیلات تکمیلی (ناظر دفاع) تعیین شده از سوی گروه، می بایست فایل Pdf مستندات مربوط به نمره مقاله مستخرج از پایان نامه را از استاد راهنما و دانشجو دریافت و ذخیره نماید تا در صورت نیاز ارائه نماید.
4- نظارت بر حضور، کلیه استاد راهنما، اساتید مشاور و داوران درهنگام برگزاری جلسه دفاعیه.
5- در خصوص اساتید راهنما، اساتید مشاور و یا اساتید داور خارج از دانشگاه، فقط نام و نام خانوادگی این اساتید خارج از دانشگاه در متن نامه دفاعیه (فرم نهایی ارزشیابی دفاع از پایان نامه) قرار می گیرد و این موضوع به منزله حضور استاد در جلسه دفاع خواهد بود و نماینده تحصیلات تکمیلی گروه می بایست این موضوع را مورد بررسی و تائید قرار دهد.
نکات مهم در هنگام ثبت درخواست صدور مجوز دفاعیه، که می بایست به طور کامل رعایت شود:
1- پس از ثبت و ارسال درخواست توسط دانشجو و پس از طی کامل مراحل نمایش داده شده در تصویر مراحل گردش کار مربوط به صدور مجوز دفاع، امکان مشاهده و پیگیری درخواست از سمت راست صفحه- گزینه گردش کار وجود دارد، و از این طریق دانشجو، اساتید راهنما و اساتید مشاور می توانند از تاریخ و ساعت نهایی و دقیق تعیین شده توسط مدیر گروه جهت برگزاری جلسه دفاع، و همچنین اسامی داوران و نماینده تحصیلات تکمیلی (منظور ناظر دفاع) مشخص شده توسط مدیر، مطلع گردند.
2- دانشجو می بایست مراحل گردش کار انجام شده در سمت راست صفحه را بررسی نموده و نتیجه را تا حصول و تائید نهایی شدن درخواست، مراتب را حتما دنبال وپیگیری نماید.
3- امکان مشاهده و پیگیری درخواست صدور مجوز دفاع از پایان نامه ثبت و ارسال شده توسط دانشجو، از طریق:
پرتال دانشجو← منوی مکاتبات اداری ← منوی کارتابل نامه ← باز کردن درخواست ثبت شده ← مشاهده گردش کار (سمت راست صفحه)، امکان پذیر است.
4- پس از برگزاری دفاع و ثبت نمره و درجه دفاعیه در سامانه، و تائید نهایی شدن مراحل گردش کار، دانشجو می تواند نسبت به دریافت فرم ارزشیابی دفاع از پایان نامه از منوی متن نامه (منوی سمت راست صفحه،) اقدام نماید.
5- دانشجو می بایست قبل از تهیه فایل پایان نامه، فرم های ذیل را قبل از متن چکیده پایان نامه، قرار دهد و پس از آن فایل پایان نامه خود را تهیه نماید:
الف) فرم همانندجویی کل پایان نامه به میزان 30 درصد.
ب) فرم ارزشیابی دفاع از پایان نامه، دریافت از منوی متن نامه (منوی سمت راست صفحه درخواست ثبت شده)
6- به اطلاع می رساند دانلود و دریافت فرم نهایی ارزشیابی دفاع از پایان نامه توسط دانشجو از منوی متن نامه، پس از ثبت نمره نهایی دفاعیه و ثبت درجه دفاع و پس از تائید نهایی مراحل گردش کار، توسط حوزه تحصیلات تکمیلی، امکان پذیر خواهد بود.
7- کلیه اساتید محترم و دانشجویان دقت نمایند، با توجه به اینکه پس از بررسی دقیق حوزه تحصیلات تکمیلی و پایش کلیه موارد، اجازه دفاع به دانشجو داده می شود، لذا تا پیش از ارجاع مجوز دفاعیه از طریق سامانه و توسط حوزه تحصیلات تکمیلی به: کلیه اساتید راهنما، اساتید مشاور، اساتید داور و نماینده تحصیلات تکمیلی گروه (ناظر دفاع)، برگزاری جلسه دفاع، تحت هرگونه شرایطی مطلقا ممنوع بوده و در صورت انجام دفاعیه، مراتب دفاع انجام شده مورد پذیرش و مورد تایید دانشگاه نخواهد بود.
8- ارجاع درخواست از طرف حوزه تحصیلات تکمیلی به کلیه اساتید راهنما، اساتید مشاور، اساتید داور و نماینده تحصیلات تکمیلی گروه (ناظر دفاع) مبنی بر بررسی کامل شرایط دفاع و به منزله صدور مجوز و اجازه دفاع به دانشجو می باشد.
9- پس از برگزاری دفاعیه در روز، ساعت و تاریخ مشخص شده، نماینده تحصیلات تکمیلی حاضر در جلسه دفاع می بایست نسبت به تکمیل فرم گزارش تاییدیه برگزاری دفاع اقدام نموده و فرم تائید و امضا شده را از طریق کارتابل اداری و یا به صورت دستی به حوزه تحصیلات تکمیلی تحویل و ارسال نماید.
10- پس از برگزاری دفاعیه در روز، ساعت و تاریخ مشخص شده، فقط حوزه تحصیلات تکمیلی دانشگاه نسبت به ثبت کلیه نمرات اساتید راهنما، اساتید مشاور، اساتید داور و همچنین درج درجه دفاع از پایان نامه در سامانه آموزشی اقدام می نماید. لذا کلیه اساتید راهنما، اساتید مشاور و اساتید داور مستحضر باشند که نمی بایست هیچ نمره ای را در سامانه ثبت نمایندو ثبت نمرات در سامانه فقط توسط حوزه تحصیلات تکمیلی و پس از تحویل و ارسال فرم گزارش تاییدیه برگزاری دفاع توسط نماینده تحصیلات تکمیلی (منظور ناظر دفاع) صورت می پذیرد.
11- از این پس، مبنای صدور مجوز دفاع برای دانشجو وطی مراحل آن، مطابق با این فایل راهنما خواهد بود.
وظایف کلیه اساتید راهنما، اساتید مشاور، اساتید داور و نماینده تحصیلات تکمیلی گروه (منظور ناظر دفاع) پس از برگزاری جلسه دفاعیه و اتمام انجام دفاع:
پس از برگزاری جلسه دفاعیه و اتمام دفاع، کلیه اساتید راهنما، اساتید مشاور، اساتید داور و نماینده تحصیلات تکمیلی گروه (ناظر دفاع)، می بایست ضمن بررسی درخواست دفاعیه دانشجو، از منوی مرحله نهایی (سمت راست) نسبت به: زدن "گزینه تائید برگزاری دفاع" و ارجاع گردش به حوزه تحصیلات تکمیلی اقدام نمایند تا مراحل گردش کار به تائید نهایی برسد.
تذکر بسیار مهم:
در صورت وجود هرگونه مشکل و موردی و یا عدم پیشرفت و جلو رفتن گردش کار درخواست صدور مجوز دفاع، در سمت راست صفحه گزینه یادداشت، مشکل و مورد مدنظر برای دانشجو و افراد مورد نظر در مراحل گردش کار قید می گردد و دانشجو ملزم به رفع مشکل می باشد، تا پس از رفع مشکل، روند صدور مجوز دفاع از پایان نامه، گردش کار خود را طی نماید.